安顺电大文件收发传阅制度
发布时间:
2019-07-11
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一、收文工作制
1、办公室文秘人员负责对上级机关及市直各部门发送的文件、资料、传真电报及其它材料的签收、拆封(举报信除外)、登记、分发、传阅和清退工作。
2、文秘人员要严格履行签收手续,认真清点所收文件,核对文号和发文单位。
3.需要校长阅批的文件要填写文件处理单,由办公室主任阅后,送校长阅批。
二、发文工作制度
1、学校的各类行文应做到符合国家的法律、政策、法规及发公文的有关规定。
2、文件以安顺电大或校党总支名义发文,统一由办公室承办。要求发文科室负责文件起草及校对,科室负责人审查、签字,附上所涉及的政策依据送分管校长、校长审阅,然后到办公室编文号、印发等事宜。
3、印发涉及全校性工作的文件,原则上须经党总支会议或校长办公会讨论通过,由书记、校长审核签发。
4、文件格式必须统一、规范,情况真实,数据准确,观点明确,结构严谨,条理清楚,直述不曲,字词规范。印刷质量要保证做到工整、洁净。
5、文件要及时存档,正文及附件必须齐全,要按照规定份数留足(正式文件2份),底稿收集齐全,完整无损。
三、文件传阅制度
1、办公室本着轻重缓急的原则做好文件的筛选。凡是有关上级的指示,本市的重要情况、简报都要及时填写文件处理单,送校长阅批。急件、催办件要在最短的时间内填写文件处理单,尽快送领导阅批。
2、校长阅批后的文件,根据批示的内容,由办公室及时传给承办人,并负责催促承办人办理。
3、各科室已处理完毕的文件,由办公室及时收回存档或送还有关部门。
4、文秘人员要严格按照保密工作的要求,对标有密级的文件不得随意复印、带出学校或转借他人;不准在文件上随意勾划涂写;不准从传阅夹中抽出文件私自留存。文件不允许横传、漏传,对文件妥善处理保管,防止出现文件丢失或泄密。
5、对因公外出人员,文秘人员要留存好未阅文件,待回来后及时送阅。文内有急需处理的事项,要及时请示改送他人阅处。
6、文秘人员要做好阅后文件的收集、归档工作。对已阅、已办的文件,按时归档。